Voir plus loin

Les problématiques de réduction des coûts et de maîtrise des lignes budgétaires, particulièrement aiguës en temps de crise, ont conduit nombre d’entre­prises à regarder sous un jour nouveau les contrats qui les liaient à leurs fournisseurs : en amont, lors de la négociation, et plus rarement en aval, pour vérifier la correcte application des clauses contractuelles. Si, en théorie, la vérification de la correcte facturation en aval est prévue (elle peut faire l’objet d’une clause d’audit), dans les faits, le manque de rigueur en la matière est souvent source d’un important man­que à gagner.
Premier frein à cette démarche : la gestion du contrat en entreprise. Généralement, celle-ci est partagée entre différents départements. La vie d’un contrat s’apparente à celle d’un projet transverse : les dépar­tements juridique et achats interviennent en amont (négociation des prix, rédaction, maîtrise des risques et protection des intérêts), puis les opérationnels travaillent à sa mise en place, secondés par la direction financière ou l’audit. Sous le coup de cette pluralité d’interlocuteurs et de cette multitude de prescripteurs, les responsabilités liées à la bonne application des clauses contractuel­les sont diluées. On comprend alors les difficultés pour vérifier l’appli­cation de clauses financières de contrats souvent pluriannuels et dont la complexité n’a cessé de s’intensifier.
Second frein : le poids de l’habitude. Si aucun audit ou changement n’est intervenu pendant plusieurs années, il est difficile de remettre les choses à plat, et délicat de s’intéresser aux clauses économiques en demandant des informations précises à un fournisseur sans nuire à la relation de travail.
Dans ce contexte, de nombreuses entreprises se sont désintéressées de cet aspect. Ce choix s’est généralement fait en leur défaveur car des économies substantielles peuvent être réalisées. Là, c’est un grand groupe agroalimentaire qui récupère plus de 22 M€ sur trois ans, ici un groupe du luxe à qui on rétrocède plus de 9 M€ sur un contrat de licence… Comment parvenir à de telles économies en appliquant simplement le contrat qui vous lie ?

• Effectuer un choix éclairé grâce à la préqualification des fournisseurs
Le premier domaine pour lequel un regard extérieur peut être bénéfique est la préqualification des fournisseurs avant la signature d’un contrat – parce qu’il n’est pas toujours aisé d’obtenir toutes les informations souhaitées, pour des raisons matérielles ou techniques. L’aide d’un tiers peut être ici une véritable valeur ajoutée, garantissant indépendance et respect de la confidentialité pour les deux parties. Nous sélectionnons, sur la base d’un certain nombre de critères choisis par le client et en toute indépendance, les fournisseurs qui seraient suscep­tibles de répondre à ses besoins. Il ne s’agit pas ici de jouer sur l’aspect prix ou sur l’efficacité commerciale, mais bien d’obtenir des informations qui éclaireront le choix du client dans des domaines tels que les exigences HSE (hygiène-sécurité-environnement) ou la sécurité de l’in­formation. Cela génère de la valeur ajoutée à la fois pour l’entreprise (choix éclairé) et pour les fournisseurs (audit de leurs activités et formalisation par un tiers de plans d’action les aidant à atteindre le niveau d’exigence de leur partenaire).

• Comprendre et contrôler la bonne application des clauses économiques spécifiques
L’audit des royalties, particulièrement dans les secteurs du luxe et de la grande consommation, est une deuxième piste à explorer. Les redevances versées à une marque sur chaque vente sont le fruit d’une formule déterminée par contrat. Souvent, cette formule est entachée d’une imprécision, entretenue volontairement ou pas en fonction de la difficulté à isoler telle ou telle ­variable (par exemple : déduction des frais de transport ou des coûts logistiques). Pour permettre une vérification complète, il faudrait avoir accès à de multiples informations sensibles qu’un fournisseur n’est pas enclin à donner à son client. On peut penser ici à la marge qu’il s’octroie sur les produits commercialisés. Si c’est le cas pour un client, c’est beaucoup moins vrai lorsque l’on demande à un tiers, lié par une clause de confidentialité, d’inter­venir. La vérification de la base de calcul (la “vente nette” en l’espèce) ou bien des dates d’échéance pour les paiements pourra être faite simplement, afin de garantir la trans­parence dans la relation. Cette démarche bénéficie aux deux parties : l’entreprise peut maîtriser ses revenus et cela permet parfois au fournisseur d’identifier des anomalies dans son processus de reporting et d’analyse de la rentabilité.

• L’importance du suivi du contrat : l’exemple des rétrocessions publicitaires
Le troisième exemple concerne les frais de marketing et de publicité. En effet, dans ce type de contrats est généralement prévue la rétrocession au client des économies générées par l’achat en gros des espaces publicitaires effectués par les agences. Rares sont les cas où elle est complètement réalisée. Pour cela, les audits des espaces d’achats et des factures sont particulièrement intéressants et souvent sources d’économies. Pour autant, il ne s’agit pas d’abîmer la relation entre l’entreprise et son agence. C’est pourquoi l’intervention d’un tiers, pour permettre une plus grande transparence, est souvent bénéfique aux deux parties et protège la relation de confiance.
De façon générale, la rigueur doit présider à la gestion et au suivi des contrats jusqu’à la vérification a posteriori des clauses financières et/ou de qualité des prestations. Touchant tous les domaines de votre activité, l’économie du contrat est une piste sérieuse à explorer et doit être partie intégrante de votre politique de réduction des coûts. Elle permet en effet de maximiser les revenus tout en contrôlant les coûts, et ce, sans commercialisation de nouveaux produits.

Jean-Michel Arlandis, associé au sein du département Risk, et Christophe Lairy, senior manager responsable audit de contrats au sein du département Risk chez Ernst & Young